Thời gian không chứng minh được thì không tồn tại trong phép tính, dù nó hoàn toàn có thật. Đây là nguyên tắc chung của mọi hệ thống xét duyệt, và nó áp dụng rất chặt ở phần tích luỹ cư trú.
Bài này nói về những gì nên giữ, và giữ từ khi nào.
Bốn nhóm chứng cứ
Nhóm một: giấy tờ về tư cách — mọi văn bản cấp, mọi thẻ, mọi quyết định gia hạn hay chuyển đổi.
Nhóm hai: bằng chứng về sự hiện diện — dấu nhập xuất cảnh, vé, và sổ ghi chuyến đi của chính mình.
Nhóm ba: bằng chứng về nền — hợp đồng lao động, xác nhận học tập, giấy tờ về quan hệ.
Nhóm bốn: bằng chứng về đời sống tại chỗ — hợp đồng thuê nhà, hoá đơn, đăng ký cư trú, hồ sơ thuế.
Nhóm bốn là nhóm bị bỏ qua nhiều nhất
Vì nó gồm những thứ không ai nghĩ là giấy tờ di trú: hoá đơn tiện ích, hợp đồng thuê nhà cũ, giấy đăng ký với chính quyền địa phương.
Nhưng chính chúng là thứ cho thấy một người thực sự sống ở đó chứ không chỉ có giấy tờ.
Và chúng là thứ khó dựng lại nhất, vì không ai lưu hoá đơn từ nhiều năm trước.
Nên thói quen bỏ một bản sao vào thư mục lưu mỗi khi có giấy mới là việc đáng làm từ ngày đầu.
Cái gì đang đếm ngược trong việc lưu trữ
Khả năng xin lại một giấy tờ giảm rất nhanh theo thời gian.
Doanh nghiệp đóng cửa, hệ thống lưu trữ của họ có chu kỳ huỷ, và người từng phụ trách chuyển đi.
Với các cơ quan, việc xin bản sao thường vẫn làm được nhưng mất thời gian.
Nên nguyên tắc là giữ ngay khi nhận, không tính chuyện xin lại về sau.
Trước hay sau: một thư mục duy nhất
Một thư mục vật lý cho bản gốc và một thư mục số cho bản quét, sắp theo năm.
Mỗi lần nhận bất cứ giấy tờ nào liên quan, bỏ vào ngay thay vì để tìm lại sau.
Việc này mất vài giây mỗi lần và nó là thứ phân biệt một hồ sơ dựng trong một tuần với một hồ sơ dựng trong ba tháng.
Với gia đình, mỗi người nên có một thư mục riêng — vì mỗi người có một sổ riêng.
Chứng cứ do cơ quan giữ và chứng cứ do mình giữ
Một phần dữ liệu nằm trong hệ thống của các cơ quan, và họ dựng lại được khi cần.
Nhưng phần đó không phải lúc nào cũng đầy đủ, và nó không gồm những gì mình biết mà hệ thống không ghi.
Phần mình giữ là phần lấp những khoảng trống ấy, và trong nhiều hồ sơ thì chính nó quyết định.
Nên không nên giả định rằng vì cơ quan có dữ liệu nên mình không cần giữ gì.
Sổ ghi chuyến đi
Đây là chứng cứ mà chỉ chính mình tạo ra được, và nó không thay thế được bằng bất cứ thứ gì.
Ghi ngày đi, ngày về, nước đến, và lý do nếu chuyến đi dài bất thường.
Đối chiếu nó với dấu trong hộ chiếu mỗi năm một lần để phát hiện sai sót sớm.
Dựng lại sổ này sau nhiều năm là việc rất khó và kết quả thường không khớp với dữ liệu của cơ quan.
Khi hộ chiếu được đổi
Hộ chiếu cũ chứa toàn bộ lịch sử dấu của nhiều năm, nên nó là một tập chứng cứ.
Nhiều người bỏ hoặc để lạc hộ chiếu cũ sau khi có cuốn mới, và đó là mất mát thật.
Nên giữ mọi hộ chiếu cũ, và nếu chúng phải nộp lại thì quét toàn bộ trước.
Đây là một trong những việc rẻ nhất và có giá trị cao nhất trong toàn bộ trang này.
Dấu vết để lại
Một bộ chứng cứ đầy đủ làm cho phép tính trở nên đơn giản và nhanh.
Một hồ sơ thiếu chứng cứ thì kéo dài thời gian xét, sinh ra các yêu cầu bổ sung, và đôi khi dẫn tới việc một khoảng thời gian có thật không được tính.
Nghĩa là công sức lưu trữ hôm nay đổi trực tiếp thành con số trong sổ của nhiều năm sau.
Yêu cầu về chứng cứ do cơ quan có thẩm quyền của nước liên quan công bố và nên được tra trước khi bắt đầu dựng hồ sơ; với những khoảng thời gian khó chứng minh, luật sư di trú tại nước đó là nơi tư vấn về cách dựng lại bằng chứng cứ gián tiếp.
Có mấy nhóm chứng cứ?
Bốn: giấy tờ về tư cách, bằng chứng về sự hiện diện, bằng chứng về nền của tư cách, và bằng chứng về đời sống tại chỗ.
Nhóm nào hay bị bỏ qua nhất?
Bằng chứng về đời sống tại chỗ — hợp đồng thuê nhà, hoá đơn, đăng ký cư trú — vì không ai nghĩ chúng là giấy tờ di trú.
Vì sao phải giữ ngay thay vì xin lại sau?
Vì khả năng xin lại giảm rất nhanh — doanh nghiệp đóng cửa, hệ thống lưu trữ có chu kỳ huỷ, và người phụ trách chuyển đi.
Hộ chiếu cũ có nên giữ không?
Có. Nó chứa toàn bộ lịch sử dấu của nhiều năm — nếu phải nộp lại thì nên quét toàn bộ trước.
